Secretaria virtual: o que é, como funciona e quanto custa
Secretaria virtual é um serviço de atendimento que recebe os contatos da sua empresa — responde dúvidas, agenda compromissos e organiza as mensagens — sem estar fisicamente no local. Hoje ela vem em duas formas: uma pessoa remota ou uma secretaria de inteligência artificial que atende pelo WhatsApp. A seguir, o que cada uma faz, quanto custa e como escolher.
O que uma secretaria virtual faz
Na prática, ela cobre o trabalho de recepção que acontece antes de alguém ser atendido de verdade:
- Atende quem chega pelo WhatsApp e responde as perguntas de sempre (horário, valores, serviços, localização).
- Agenda consultas, visitas ou reuniões e confirma presença.
- Organiza os contatos, separando quem é cliente, quem é dúvida e quem precisa de um humano.
- Reduz faltas com lembrete e reagendamento.
É a diferença entre o cliente ser respondido na hora ou mandar mensagem e ficar no vácuo.
Secretaria virtual pessoa x secretaria de IA
As duas atendem remotamente, mas se comportam de formas bem diferentes. A tabela resume:
| Critério | Secretaria remota (pessoa) | Secretaria de IA |
|---|---|---|
| Horário de atendimento | Combinado (ex.: comercial) | 24 horas, todos os dias |
| Conversas ao mesmo tempo | Uma por vez | Várias, sem fila |
| Consistência das respostas | Varia com o dia e a pessoa | Sempre a mesma qualidade |
| Custo | Por hora ou salário + encargos | Assinatura mensal fixa |
| Escala para humano | É a própria pessoa | Chama um humano quando precisa |
| Agendamento e CRM | Manual | Automático |
Nenhuma das duas é "melhor" em tudo. Uma pessoa resolve bem conversas delicadas e volume baixo. A IA ganha em disponibilidade, volume e custo por atendimento — e trabalha junto com a equipe, não no lugar dela.
Quanto custa uma secretaria virtual
O custo depende do formato. Uma secretaria remota é cobrada por hora ou por uma mensalidade equivalente a salário mais encargos, e atende dentro de um horário. Uma secretaria de IA é cobrada por assinatura e não tem limite de conversas simultâneas — na ORKIA, começa em R$ 699 por mês.
Para quem recebe muitos contatos pelo WhatsApp, a conta costuma pender para a IA: o custo é fixo e não cresce quando o movimento aumenta.
Como funciona uma secretaria de IA na prática
Ela se conecta ao número de WhatsApp que você já usa. O cliente manda mensagem, e a IA responde entendendo o que foi perguntado, agenda, confirma e só passa para um humano quando faz sentido. Você define o que ela pode dizer e quando deve escalar.
É o que a ORKIA faz para clínicas, consultórios, escolas e cursos — atender paciente, pai ou aluno no WhatsApp, informar valores e vagas e agendar, sem a recepção travar no horário de pico. Veja como isso funciona no atendimento de clínicas e consultórios e de escolas.
Perguntas frequentes
As respostas abaixo cobrem as dúvidas mais comuns sobre secretaria virtual.
O que faz uma secretaria virtual?
Uma secretaria virtual atende os contatos que chegam (principalmente pelo WhatsApp), responde dúvidas, agenda compromissos, confirma presença e organiza as mensagens, sem estar fisicamente no local. Pode ser uma pessoa remota ou uma secretaria de inteligência artificial.
Qual a diferença entre uma secretaria virtual pessoa e uma de IA?
A secretaria remota é uma pessoa que atende em horário combinado e um contato por vez. A secretaria de IA atende todos os contatos ao mesmo tempo, 24 horas por dia, sempre com a mesma qualidade, e escala para um humano quando a situação exige.
Quanto custa uma secretaria virtual?
Uma secretaria remota costuma ser cobrada por hora ou por mensalidade de salário mais encargos. Uma secretaria de IA é cobrada por assinatura; na ORKIA, por exemplo, começa em R$ 699 por mês e atende sem limite de conversas simultâneas.
A secretaria virtual de IA consegue agendar consultas e reuniões?
Sim. Ela conduz a conversa até o agendamento, confirma o horário, envia lembrete e registra o contato no seu funil ou CRM, reduzindo faltas e esquecimentos.
Secretaria virtual serve para clínica, consultório e escola?
Sim. É um dos usos mais comuns: atender pacientes e pais no WhatsApp, informar valores, convênios e vagas, e agendar consultas, visitas ou matrículas sem travar a recepção.
Quer que a IA atenda e qualifique no seu WhatsApp?
A Orkia responde seus leads 24 horas por dia, conduz a conversa até o agendamento e só passa para um humano quando faz sentido. Chame no WhatsApp e veja funcionando.